Három ország, három árstratégia – egy egységes működés

Webshop és SAP integráció

A kiindulópont

Az ügyfélnél a működés központja a SAP volt. Itt futott minden: a készletkezelés, az árazás, az ajánlatadás, a megrendelések, a pénzügy és a szállítás. A rendszer stabilan működött, kiszámíthatóan.

Emellett három webshop is futott párhuzamosan:

• három külön országban
• eltérő árazási logikával
• több pénznemben

A két világ egymás mellett létezett, de nem kapcsolódtak össze.

A probléma

A webshop és a SAP között nem volt közvetlen kapcsolat.

Ez a mindennapokban azt jelentette, hogy a termékeket manuálisan vitték át a webshopba. Több száz termékről volt szó, így egy-egy módosítás vagy új termék felvitele folyamatos adminisztrációt jelentett. A webshopból érkező rendeléseket külön kellett rögzíteni a SAP-ban. Ugyanaz az adat két helyen jelent meg, és ugyanazt a munkát kétszer kellett elvégezni.

Ahogy nőtt a forgalom, úgy nőtt a manuális munka is. A készlet nem volt naprakész a weben, az árakat több helyen kellett karbantartani.

A rendszer működött – de minden lépésnél emberi beavatkozásra volt szükség.

A felismerés

A rendelés egyetlen folyamat része. A webshopban indul el, és a SAP-ban folytatódik. Ha ez a két rész nincs összhangban, a működés elkezd szétcsúszni.

A megoldás

Nem egy egyszerű technikai integráció volt a cél.

Egy olyan működés kialakítása, ahol a webshop és a SAP ugyanannak a folyamatnak a különböző lépéseit kezeli, és folyamatosan „látják” egymást.

A webshopban történő események megjelennek a SAP-ban, a SAP folyamatai pedig visszahatnak a webshopra.

Rendelések

A webshopból érkező rendelések és vevőadatok automatikusan bekerülnek a SAP-ba. Nincs külön rögzítés, nincs másolás.

Visszajelzés a rendelésről

A SAP-ban futó folyamatok alapján a rendelés állapota visszakerül a webshopba. A vásárló folyamatosan látja, mi történik a rendelésével.

Készlet

A készletinformációk rövid késéssel frissülnek a webshopban. Ennek megfelelően a termékek csak akkor rendelhetők, ha ténylegesen elérhetők – vagy a beállítások szerint kezelhetők.

Ár

Az árak továbbra is a SAP-ban vannak kezelve. A webshop ezeket kapja meg piaconként és pénznemenként, így nem kell külön árlogikát fenntartani a weben.

Termékek

Az új termékek automatikusan átkerülnek a webshopba. A weben már csak a kiegészítő tartalmak és a fordítások készülnek el.

Technológia

Az integráció a SAP Business One Service Layeren keresztül valósult meg.

Az eredmény

A rendelési folyamat egyben maradt – nem két külön rendszer között oszlik meg. A manuális adatátvitel megszűnt. A hibalehetőségek csökkentek. A webshop pontos adatokat mutat: készletet, árat, rendelési állapotot.

A működés skálázhatóbb lett, a rendszer képes kiszolgálni a több országos jelenlétet is.

Összefoglalás

Ha egy webshop nincs beágyazva a vállalkozás folyamataiba és nincsenek automatizálva az adatcserék, akkor a megrendelések és termékek adminisztrációja nagy mennyiségű manuális munkát igényel. Ez magában hordozza a tévedés, hibázás lehetőségét is.

Amikor a rendszerek között az adatcsere automatizált, a webshop és a SAP ugyanabból a valóságból dolgozik. Kevesebb az adminisztráció, kevesebb a hiba, és a csapat azokra a feladatokra tud koncentrálni, amelyek tényleg értéket termelnek.