Amikor a szervizmunka nem vész el – és minden elvégzett munka számlázásig jut

QR-kódos hibabejelentés és egységes rendszer a bejelentéstől a munkalapon át a pénzügyig

A kiindulópont

Az ELIO Group nyílászáró-gyártó cégek számára forgalmaz gyártó- és szerelő gépeket, valamint komplett gépsorokat.

A telepített gépekhez kapcsolódó szerviz- és támogatási igények kezelése több lépésben történt. A hibabejelentések különböző csatornákon érkeztek, az információk nem mindig voltak teljesek, és a kapcsolódó adminisztráció több rendszerben zajlott.

A szervizelési folyamatok nyomon követése és a munkák pontos elszámolása időigényes volt. Előfordult, hogy elvégzett munkák egyszerűen nem kerültek számlázásra.

A felismerés

A hibabejelentés csak a folyamat eleje volt. A gép, az ügyfél, a szerviz és a pénzügy ugyanahhoz a munkához tartoztak, mégis külön rendszerekben léteztek. Az információk szétcsúsztak, a folyamat megszakadt, a végén pedig nehéz volt pontosan összerakni, mi lett elvégezve ill. mi van még hátra.

A megoldás

Képzeld el a helyzetet:

Egy gép leáll.

A kezelő lefotózza a problémát – vagy akár videót készít róla.

Beolvassa a gépen lévő QR-kódot.

Megnyílik egy űrlap, ahol már minden adat ki van töltve.

Feltölti a képet vagy a videót – és kész.

A hibabejelentés néhány másodperc alatt megtörténik.

Ez a belépési pont. Innen indul a teljes szervizfolyamat.

Egy olyan rendszert terveztünk, amely a hibabejelentéstől a számlázásig egyben kezeli a teljes folyamatot.

QR-kód alapú azonosítás

Minden telepített gép egyedi QR-kódot kap.

A QR-kódhoz tartozik:

• a gép típusa
• a konkrét gép gyártási száma
• az ügyfél adatai

A QR-kód beolvasásával a hibabejelentő felület azonnal megnyílik, előre kitöltött adatokkal. Az ügyfélnek már csak a problémát kell rögzítenie – szövegesen, hangfelvétellel vagy videóval.

Hibajegyek kezelése

A bejelentésből automatikusan hibajegy jön létre. A szerviz munkatársai azonnali értesítést kapnak, és a rendszeren belül követni tudják a hibajegyek állapotát.

Munkalapok és szervizelés

Ez az a pont, ahol korábban könnyen elvesztek munkák. A szervizkiszállásokhoz közvetlenül a hibajegyhez kapcsolódó munkalapok készülnek.

A munkalapokon rögzíthető:

• az elvégzett munka
• a beépített alkatrészek
• az utazás, szállás

A rendszer integrálva van az alkatrészraktárral, így a felhasznált elemek automatikusan nyomon követhetők. A munkalapok mobil eszközökön is kitölthetők.

Jóváhagyás és kommunikáció

A munkalapokat az ügyfél hagyja jóvá. A jóváhagyásról azonnali e-mailes visszaigazolást kap, akkor is, ha a munka még nem zárult le teljesen.

Számlázás előkészítése

A lezárt munkák automatikusan átkerülnek a pénzügy felé.

A számlázás alapja:

• a jóváhagyott munkalapok
• a felhasznált alkatrészek
• az utazási adatok

Így minden elvégzett munka biztosan bekerül az elszámolásba.

Adatok és visszacsatolás

A rendszer statisztikákat készít:

• a hibákról
• a szerviztevékenységekről
• a gépek működéséről

Ezek az adatok nemcsak a szerviz számára hasznosak, hanem a gépgyártók felé is értékes visszajelzést adnak.

Az eredmény

A hibabejelentés egyszerűbb lett.

Az ügyfeleknek csak azt kell megadniuk, ami valóban hiányzik – minden ismert adat automatikusan kitöltésre kerül. A szervizfolyamatok átláthatóbbá és követhetőbbé váltak. A munkák nyilvántartása pontosabb lett. Minden elvégzett munka bekerül a rendszerbe, és eljut a számlázásig. A hosszabb, több kiszállást igénylő munkák is egyben kezelhetők és visszakövethetők. A szerviz és a pénzügy ugyanabból az adathalmazból dolgozik.

A lényeg

A szerviz nem a hibabejelentéssel kezdődik, és nem a javítással ér véget.

Akkor működik jól, ha a teljes folyamat – bejelentés, munkavégzés, jóváhagyás és számlázás – egy rendszerben történik.